Gestão Documental

Gestão Documental e Processos de Negócio

A DATAMIND é especialista na implementação de soluções de gestão documental que abrangem todo o ciclo de vida dos documentos de cada organização.

Com o suporte das soluções de gestão documental implementadas, ajudamos ainda as organizações nos seus processos de desmaterialização documental e a reengenharia de processos de negócio com a consequente simplificação dos mesmos e consideráveis ganhos de eficácia.

Além de algumas das melhores soluções internacionais disponíveis no mercado de software para gestão documental colaborativa (ex. Sharepoint da Microsoft, Autostore da Nuance ou o Chronoscan), a DATAMIND aposta também na plataforma Alfresco, um projecto Open Source com a maior comunidade mundial e com provas dadas e vários prémios ganhos. Desta forma, com um investimento inicial mínimo e adaptável a qualquer orçamento e dimensão, todas as organizações poderão passar a usar um sistema moderno e eficiente de arquivo digital que lhes garante melhorias significativas de produtividade e imagem.

 

Desmaterialização, Simplificação, Reengenharia, Workflow e Gestão de Processos e Documentos

É frequente a abordagem "estática" da gestão documental, em que a solução aplicacional só é utilizada para o arquivo/armazenamento dos documentos de forma estruturada.

Neste âmbito as soluções implementada tratam as fases de digitalização, OCR, captura e processamento de dados de forma automática dos documentos, a sua classificação (automatizada pelo processo de OCR e processamento), os fluxos de trabalho associados e definidos nos processos de negócio e qualidade da organização, o arquivo histórico e, naturalmente, a capacidade de pesquisa rápida de qualquer documento a qualquer momento e em qualquer local, de forma segura.

Para a implementação, reengenharia e simplificação dos processos de negócio da organização, a equipa da DATAMIND efetua um levantamento inicial e com base na sua experiência com projetos nestas áreas, com empresas de diversas dimensões e áreas de atividade, com Câmaras Municipais, CIM´s, Juntas de Freguesia, Misericórdias, Institutos Politécnicos e Escolas Profissionais, e a sua formação académica e profissional com o estudo e acompanhamento de processos de certificação de diversas normas ISO e NP, nomeadamente nas áreas da qualidade, projetos, serviços e segurança, entre outras, permite aplicar em cada novo projeto as melhores metodologias e saber prático visando a melhoria das organizações nas diversas áreas abordadas.

 

Melhoria Contínua (PDCA)

Sempre que detetado a oportunidade de melhoria nos processos de negócio, serão propostas alternativas que com o apoio e suporte da solução aplicacional, serão implementadas com o apoio complemnetar de formação e gestão da mudança organizacional.

 

Principais Vantagens das Soluções DATAMIND

  • Total controlo sobre documentos e fluxos de trabalho da organização
  • Segurança e acessibilidade de documentos e atividades
  • Incremento de produtividade, eficiência e eficácia
  • Eliminação de tarefas sem valor acrescentado para as organizações
  • Rápido acesso aos documentos com pesquisas aos classifciados e conteúdo dos documentos
  • Redução de custos (tempo, papel, cópias e consumíveis)
  • Normalização dos processos e arquivos organizacionais

 

Soluções Implementadas em Função das Necessidades e Dimensão de Cada Cliente

 ChronoScan

A solução ChronoScan é especializada na captura de documentos e de dados possuindo um potente motor de OCR e processamento da informação do documento.

Com base no reconhecimento da informação recolhida do documento, o ChronoScan permite a definição de regras de tratamento e seguimento do documento e da informação, permitindo assim a automatização de processos e o registo automático da informação relevante contida no documento.

 

AutoStore

AutoStore, captura, processa, transforma e encaminha documentos e dados com origem digital ou em papel, segundo regras de trabalho definidas pela organização

O AutoStore é um sistema que gere a captura e a entrega segura dos documentos digitais em arquivos digitais, e-mail ou base de dados aplicacionais. É o ideal para gabinetes de advogados, gabinetes de contabilidade, solicitadores, empresas em geral, entidades públicas, associações, entre muitas outras Entidades com necessidades de gestão e arquivo documental.

O AutoStore permite a criação de fluxos de trabalho que automatizam as tarefas internas da organização baseadas em documentos, reduzindo os custos, melhorando a produtividade operacional, a comunicação e a colaboração, além de ajudar na conformidade com leis e regulamentação dos tribunais.

 

Alfresco

Alfresco é o principal sistema de Gestão de Conteúdos Empresarial construído pela experiente equipe oriunda de especialistas da indústria como a ® Documentum, Vignette ® e Interwoven®.

No actual clima económico as organizações precisam de fazer mais com menos. O foco do Alfresco é o de oferecer uma solução que privilegia os seguintes temas:

  1. Baixo Custo – Um modelo de subscrição de baixo custo, de código aberto, com o mínimo de investimento inicial que pode ser incluído nas despesas operacionais em vez de o ser nas de capital gasto
  2. Simplicidade – Uma implementação rápida para entregar valor e resultados imediatos às empresas, e um desenvolvimento rápido de aplicações utilizando componentes pré-construídos e técnicas leves de scripting
  3. Escolha – Baixo Custo Total de Propriedade pela reutilização de hardware, software e conhecimento existente. Não existe dependência de um fornecedor ou marca

Alfresco oferece uma solução integrada de baixo custo

  • Gestão Documental
  • Gestão de Conteúdos Web
  • Colaboração
  • Plataforma de Conteúdos e Repositório
  • Serviços de Interoperabilidade de Gestão de Conteúdos
  • Gestão de Registos
  • Gestão de Imagem

Esquema Alfresco.

 

Microsoft SharePoint

Comunicação corporativa de forma eficiente, segura e ágil

O Microsoft SharePoint foi concebido como uma plataforma abrangente, capaz de centralizar as necessidades empresariais, com o objetivo de tornar o fluxo de informações internas e externas muito mais dinâmico e poderoso.

Microsoft SharePoint

É uma ferramenta flexível, capaz de organizar grandes volumes de dados e documentos empresariais, possibilitando soluções customizadas, ideais para o mundo corporativo, tais como:

  • Pesquisa Corporativa
  • Sites Internet (E-commerce, Institucionais)
  • Fluxos de trabalho (workflows)
  • Portais de intranet e extranet
  • Gestão eletrônica de documentos
  • Business Intelligence


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