A DATAMIND implementa soluções profissionais de Gestão de Projeto e Gestão Documental integradas, ideal para os setores da Indústria e todo tipo de Organizações que desenvolvem projetos envolvendo várias equipas, recursos, clientes ou parceiros.

A solução implementada é suportada em plataformas Microsoft, nomeadamente o Microsoft Project Server e Microsoft SharePoint.

Esta solução permite às Organizações a centralização e um maior e melhor planeamento, acompanhamento e controlo dos projetos executados, quer de âmbito interno como também os de âmbito externo. Permite também uma melhor gestão, organização, segurança e acessibilidade dos documentos empresariais, no âmbito dos projetos, mas também de todas as outras áreas da gestão empresarial, como sejam a Qualidade, a área Financeira, a Correspondência geral, entre outras.

Microsoft Project Server 2013

Utilizar uma solução de PPM (Project Portfolio Management) mais inteligente

Com a utilização da solução Project da Microsoft, a Organização ganha na redução do esforço e resistência à mudança por parte dos utilizadores porque esta ferramenta baseia-se em standards à muito conhecidos dos utilizadores e aplicados em outras soluções Microsoft como sejam as ferramentas Office ou o sistema operativo Windows, permitindo assim uma mais rápida integração dos utilizadores nos processos de gestão de projetos da empresa aplicando o modelo e objetivos pretendidos com a implementação desta solução.

Algumas das principais vantagens da solução Microsoft Project Server:

• Utiliza os novos mosaicos visuais no Project Web App (PWA) standard das soluções Microsoft desde o Windows 8, suportados em tecnologia 100% web, para aceder às funcionalidades e tarefas associadas aos Projetos em curso permitindo uma fácil e intuitiva utilização da ferramenta de trabalho, seja ao nível operacional, de gestão, de direção ou de administração;
• As tarefas e registos de trabalho por parte dos utilizadores é facilitada pela interface user friendly e pelo automatismo das operações, reduzindo assim os custos administrativos e a resistência dos utilizadores no registo das suas ações sobre os projetos;
• Sendo suportada por uma tecnologia 100% Web, a solução é acedida a partir de qualquer dispositivo ou browser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, entre outros) para ver, editar, submeter e colaborar em projetos, portefólios e no trabalho quotidiano;

Apoio à Decisão

Permite a tomada de decisões e permanece sempre atualizado em qualquer local e através de qualquer dispositivo.

• Consulte e tome medidas sobre as suas tarefas (incluindo profissionais e pessoais) num único local;
• Planeie e faça a gestão de tarefas de forma eficaz no PWA com a ajuda das novas funcionalidades de agendamento;
• Mantenha as suas equipas organizadas num único local (o respetivo site do projeto) onde podem ver os resumos, documentos, tarefas, newsfeeds e calendários do projeto.

Gestão de portefólios de projetos flexível

Alinhe a visão e esforço de forma a dar prioridade a iniciativas, selecionar portefólios de projeto otimizados e cumprir a sua estratégia empresarial.

• Avalie ideias ou calcule a contribuição estratégica de pedidos concorrentes de forma eficaz para determinar os alinhamentos e simplificar o início do projeto.
• Crie facilmente fluxos de trabalho no Visio e no SharePoint Designer de forma a uniformizar a progressão ou a rejeição do projeto e a melhorar a gestão e o controlo.
• Promova rapidamente uma lista de tarefas do SharePoint a um projeto empresarial no PWA.

Tire partido das novas formas de colaboração e tome medidas rapidamente

Reforce a colaboração quotidiana com as experiências sociais do SharePoint Online, que facilitam debates, partilha de informações e a capacidade de trabalho das equipas.

• Partilhe e modere facilmente o que as equipas debatem e aquilo em que estão a trabalhar ao seguir pessoas, sites, etiquetas e documentos através de newsfeeds.
• Utilize as funcionalidades de pesquisa do SharePoint para efetuar o trabalho quotidiano e projetos de forma mais eficaz e para localizar as informações certas.
• Tire partido de funcionalidades de segurança avançadas para partilhar informações e colaborar com parceiros empresariais de confiança em projetos e no trabalho quotidiano.
• Promova a visibilidade com ferramentas de colaboração para apresentar de forma totalmente integrada informações de capacidade, presença e calendário em toda a organização

A DATAMIND é especialista na implementação de soluções de gestão documental que abrangem todo o ciclo de vida dos documentos de cada organização.

Com o suporte das soluções de gestão documental implementadas, ajudamos ainda as organizações nos seus processos de desmaterialização documental e a reengenharia de processos de negócio com a consequente simplificação dos mesmos e consideráveis ganhos de eficácia.

Além de algumas das melhores soluções internacionais disponíveis no mercado de software para gestão documental colaborativa (ex. Sharepoint da Microsoft, Autostore da Nuance ou o Chronoscan), a DATAMIND aposta também na plataforma Alfresco, um projecto Open Source com a maior comunidade mundial e com provas dadas e vários prémios ganhos. Desta forma, com um investimento inicial mínimo e adaptável a qualquer orçamento e dimensão, todas as organizações poderão passar a usar um sistema moderno e eficiente de arquivo digital que lhes garante melhorias significativas de produtividade e imagem.

Desmaterialização, Simplificação, Reengenharia, Workflow e Gestão de Processos e Documentos

É frequente a abordagem "estática" da gestão documental, em que a solução aplicacional só é utilizada para o arquivo/armazenamento dos documentos de forma estruturada.

Neste âmbito as soluções implementada tratam as fases de digitalização, OCR, captura e processamento de dados de forma automática dos documentos, a sua classificação (automatizada pelo processo de OCR e processamento), os fluxos de trabalho associados e definidos nos processos de negócio e qualidade da organização, o arquivo histórico e, naturalmente, a capacidade de pesquisa rápida de qualquer documento a qualquer momento e em qualquer local, de forma segura.

Para a implementação, reengenharia e simplificação dos processos de negócio da organização, a equipa da DATAMIND efetua um levantamento inicial e com base na sua experiência com projetos nestas áreas, com empresas de diversas dimensões e áreas de atividade, com Câmaras Municipais, CIM´s, Juntas de Freguesia, Misericórdias, Institutos Politécnicos e Escolas Profissionais, e a sua formação académica e profissional com o estudo e acompanhamento de processos de certificação de diversas normas ISO e NP, nomeadamente nas áreas da qualidade, projetos, serviços e segurança, entre outras, permite aplicar em cada novo projeto as melhores metodologias e saber prático visando a melhoria das organizações nas diversas áreas abordadas.

Melhoria Contínua (PDCA)

Sempre que detetado a oportunidade de melhoria nos processos de negócio, serão propostas alternativas que com o apoio e suporte da solução aplicacional, serão implementadas com o apoio complemnetar de formação e gestão da mudança organizacional.

Principais Vantagens das Soluções DATAMIND

• Total controlo sobre documentos e fluxos de trabalho da organização
• Segurança e acessibilidade de documentos e atividades
• Incremento de produtividade, eficiência e eficácia
• Eliminação de tarefas sem valor acrescentado para as organizações
• Rápido acesso aos documentos com pesquisas aos classifciados e conteúdo dos documentos
• Redução de custos (tempo, papel, cópias e consumíveis)
• Normalização dos processos e arquivos organizacionais

Soluções Implementadas em Função das Necessidades e Dimensão de Cada Cliente

 ChronoScan

Com base no reconhecimento da informação recolhida do documento, o ChronoScan permite a definição de regras de tratamento e seguimento do documento e da informação, permitindo assim a automatização de processos e o registo automático da informação relevante contida no documento.

AutoStore

O AutoStore é um sistema que gere a captura e a entrega segura dos documentos digitais em arquivos digitais, e-mail ou base de dados aplicacionais. É o ideal para gabinetes de advogados, gabinetes de contabilidade, solicitadores, empresas em geral, entidades públicas, associações, entre muitas outras Entidades com necessidades de gestão e arquivo documental.

O AutoStore permite a criação de fluxos de trabalho que automatizam as tarefas internas da organização baseadas em documentos, reduzindo os custos, melhorando a produtividade operacional, a comunicação e a colaboração, além de ajudar na conformidade com leis e regulamentação dos tribunais.

Alfresco

No actual clima económico as organizações precisam de fazer mais com menos. O foco do Alfresco é o de oferecer uma solução que privilegia os seguintes temas:

1. Baixo Custo – Um modelo de subscrição de baixo custo, de código aberto, com o mínimo de investimento inicial que pode ser incluído nas despesas operacionais em vez de o ser nas de capital gasto
2. Simplicidade – Uma implementação rápida para entregar valor e resultados imediatos às empresas, e um desenvolvimento rápido de aplicações utilizando componentes pré-construídos e técnicas leves de scripting
3. Escolha – Baixo Custo Total de Propriedade pela reutilização de hardware, software e conhecimento existente. Não existe dependência de um fornecedor ou marca

Alfresco oferece uma solução integrada de baixo custo

• Gestão Documental
• Gestão de Conteúdos Web
• Colaboração
• Plataforma de Conteúdos e Repositório
• Serviços de Interoperabilidade de Gestão de Conteúdos
• Gestão de Registos
• Gestão de Imagem

Microsoft SharePoint

É uma ferramenta flexível, capaz de organizar grandes volumes de dados e documentos empresariais, possibilitando soluções customizadas, ideais para o mundo corporativo, tais como:

• Pesquisa Corporativa
• Sites Internet (E-commerce, Institucionais)
• Fluxos de trabalho (workflows)
• Portais de intranet e extranet
• Gestão eletrônica de documentos
• Business Intelligence